Peopleアプリの連絡先へCSVファイルをインポート (2023/06/16 update)
はじめに
このTipsでは、Outlook.comのデータと同期しPeopleアプリ等を便利に活用していくために、連絡先データの取り込み方法の1つであるCSVファイルのインポート方法について説明していきます。
Windows 10や11の標準搭載メールアプリなどでは、連絡先の管理機能をアプリ内に実装していません。
その代わりに、Peopleアプリと連携する(呼び出す)ことで宛先の指定などが可能になります。
なお、各アプリからPeopleアプリを呼び出す場合、「連絡先」という名称に統一されています。
また、連絡先の大本の登録データは、Outlook.comと呼称されるクラウド上で保管され、Peopleアプリ等との連絡先と同期が可能になっています。
今後、連絡先を利用する様々なアプリは、Outlook.com上のデータと同期し連携することで、統一された連絡先情報を容易に利用できるようになります。
また、連絡先を統一管理できるということは、次のようなメリットが有ります。
- 連絡先が複数のアプリで管理され煩雑になることを防止できる
- 様々なアプリから同じ連絡先情報を利用できる
- 複数端末で同期が可能になるため、スマートフォンを含むどの端末からでも最新の連絡先情報を利用できる
- 連絡先情報を利用するアプリの開発者は、Peopleアプリと連携することで開発コストを軽減できる
2022年12月時点では、Androidスマートフォンの連絡帳ともOutlookメールの連絡先経由で同期が容易に行えています。
データの取り込み方法
Peopleアプリ等に他のアプリで管理していた連絡先データを取り込む(インポート)方法として、CSV形式のデータ管理方法を説明します。
マイナーなアプリも含めて大抵のアプリで出力(エクスポート)機能として実装されている、最も汎用的な方法です。
通常Peopleアプリへ連絡先を取り込む場合は、Outlook.com経由でCSVファイルのインポートを行います。
2022/12月現在、Outlook.comでインポート可能なCSVフォーマットは、下記の様になります。
- Outlook.com
- Outlook
- Gmail(Outlook CSV形式でエクスポート)
- Yahoo!メール (Outlook CSV形式でエクスポート)
上記のように取り込めるCSVファイルのフォーマットが限定されています。そのため、上記以外のアプリで出力したCSVファイルに関しては、何れかのフォーマット形式に変換する必要があります。
最も簡単な方法は、一旦上記の何れからのアプリやサービスにインポートし、再度そのアプリでエクスポートを行うとよいでしょう。
例)メールソフト「Thunderbirdのアドレス帳」をOutlook 2019経由でインポートするケース。
① Thuderbirdのアドレス帳をCSVファイルにエクスポートする。
② 上記①で出力したCSVファイルをOutlook 2019の連絡先にインポートする。
③ Outlook 2019の連絡先をCSVファイルでエクスポートする。
④ 上記③で出力したCSVファイルをOutlook.comの「連絡先の管理」でインポートする。
なお、CSVフォーマットが正しくない場合は、インポート時に下記の様なエラーが表示されます。その場合は、上記の方法で変換し試して下さい。
「ファイルの形式が正しくありません。Outlook CSV形式でエクスポートされたファイルであることを確認してください。」
これまでの傾向から、Microsoftはインポートやフォーマット仕様をアナウンスなしに頻繁に変更する可能性があります。
そのため、インポート時にエラーが表示された場合は、CSVファイルのフォーマット形式の仕様変更等を疑ってみるとよいでしょう。
iCloudの場合は、vCard(.vcf)でエクスポート後にOutlookへ取り込みCSVファイルへ変換を行う事が可能です。
Peopleアプリへインポート
以下の条件を満たしていることを前提とし、Peopleアプリへのインポート手順を説明します。
この例では、Outlook 2016でエクスポートしたCSVファイルを利用しています。Gmailのように他のアプリの場合は、置き換えて参考にして下さい。(Outlook形式を推奨)
なお、Peopleアプリで直接インポートすることはできないため、Outlook.com経由でインポートを行います。Outlook.comへインポートを行ったデータは同期され、Peopleアプリからも同じデータが参照できるようになります。
通常は、初期設定で同期状態になっていると思います。同期されていない場合は、OSの設定で同期を有効にする必要があります。
-
前提条件
- Microsoftアカウントを取得していること
- 仕様制限を満たしたCSVファイルの準備ができていること(文字コードはUTF-8必須)
- 同期が有効になっていること
インポート手順
①WEBブラウザで、Outlook.comへログインする。
②左端の四角いボタン(メニュー)か連絡先アイコンをクリックする。
③メニューを選択した場合は、連絡先を選択する。
④「すべての連絡先」を選択後、「連絡先の管理」から「連絡先をインポート」を選択する。
⑤インポートを行うCSVファイルを参照する。(UTF-8のみ対応)
⑥インポートをクリックする。
⑦データが文字化けなどしないか確認し、問題が無ければ「OK、続行します」をクリックする。
⑧インポートが完了するまで待機する。
⑧終了後、「閉じる」をクリックする。
Outlookへインポート
CSVファイルのデータをMS Office Outlookメールへインポートする場合は、Outlookメールのインポート機能を利用できます。
Outlookのインポート機能で取り込んだデータは、Outlook.comの連絡先と同期し管理されます。
そのため、2022年12月時点でメールアプリにOutlookを使用している場合は、Outlook.comの連絡先を経由する必要がなくなります。
もちろん、Outlook.comの連絡先経由でインポートや編集を行ったデータも即時Outlookへ同期されます。
参考までに、Outlookでエクスポートを行ったCSVファイルのヘッダー(項目名)は次の様になります。
2022/12/17時点
"名","ミドル ネーム","姓","肩書","敬称","ニックネーム","名前フリガナ","姓フリガナ","電子メール アドレス","電子メール 2 アドレス","電子メール 3 アドレス","自宅電話","自宅電話 2","会社電話","会社電話 2","携帯電話","自動車電話","その他の電話","通常の電話","ポケットベル","会社FAX","自宅FAX","その他のFAX","会社電話","コールバック","無線電話","テレックス","TTY/TDD","IMアドレス","役職","部署","会社名","事業所","マネージャー","秘書の氏名","秘書の電話","会社名フリガナ","番地 (会社)","市町村 (会社)","都道府県 (会社)","郵便番号 (会社)","国 (会社)/地域","番地 (自宅)","市町村 (自宅)","都道府県 (自宅)","郵便番号 (自宅)","国 (自宅)/地域","番地 (その他)","市町村 (その他)","都道府県 (その他)","郵便番号 (その他)","国 (その他)/地域","個人のWebページ","配偶者","子供","趣味","場所","Webページ","誕生日","記念日","メモ "
2022/12月時点でのMS Office Outlook 2016では、インポート対象CSVファイルの文字コードを「Shift-jis」に変換する必要があります。(文字化け防止のため)
また、上記カラム名称や順番などは変更される可能性があるので注意して下さい。
変更されている場合は、各自で修正してご利用下さい。
なお、現時点でのカラム名称一覧を以下にまとめているので、参考にして下さい。
Outlook.comの連絡先とMS Office Outlook 2016連絡先のカラム名称対応一覧(2022/12/17時点)
インポート手順
①Outlook 2016連絡先の「ファイルメニュー」から「開く/エクスポート」の「インポート/エクスポート」ボタンをクリックする。
②実行する処理で「他のプログラムまたはファイルからのインポート」を選択し、「次へ」ボタンをクリックする。
③インポートするファイルの種類で「テキストファイル(カンマ区切り)」を選択し、「次へ」ボタンをクリックする。
④参照でインポートするファイルを選択し、任意のオプションを選択後「次へ」ボタンをクリックする。
⑤インポート先のフォルダで「連絡先」を選択し、「次へ」ボタンをクリックする。
⑥以下の処理を実行しますで「チェックがON」になっていることを確認し、「完了」ボタンをクリックする。
(フィールドの一致で各項目の対応状況を確認しておく。不一致の場合は手動で合わせる。)
Androidの連絡帳へインポート
Androidの連絡帳アプリへのインポート手順を説明します。
この例では、メールアプリにOutlookをインストールしていることを前提にしています。
Outlookを使用することで、Outlookの連絡帳を指定するだけで簡単にOutlook.comと同期した連絡先が使用できるようになります。
なお、連絡先を編集する場合は、Outlook.com側で行った方がAndroidの連絡帳にも即時反映されるようになります。
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前提条件
- Microsoftアカウントを取得していること
- Outlook.comで連絡先が登録されていること
- メールアプリにOutlookがインストールされていること
※この例では、Android 12を使用しています。
インポート手順
①画面上部左に表示されたアカウントのアイコンをタップする。
②Outlookアカウントを選択する。Outlookアカウントが表示されていない場合は、「Outlookと同期」を行う。
③無事に連絡先が表示されたら完了です。
Outlookと同期
Androidの連絡帳アプリと連携するためのOutlookと同期を行う手順を説明します。
昨日まで連携できていたにも拘らず、急に参照できなくなった場合等もこの手順を参考にしてみて下さい。
なお、既にAndroidの連絡帳から参照できる場合は、この作業は不要です。
※この例では、Android 12を使用しています。
同期の手順
①Outlookのメニューから「設定」アイコンを選択する。
②同期するメールアカウントを選択する。
③「連絡先の同期」を有効にする。
④Androidの連絡帳アプリでOutlookアカウントを選択できれば設定完了です。